Política de privacidade

Esta política explica como o PopTalk trata dados pessoais de quem usa a plataforma (atendentes, gestores e administradores da conta) e de quem entra em contato pelos canais atendidos com o PopTalk (clientes, interessados e demais pessoas atendidas). Nosso compromisso é operar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, a LGPD) e com transparência sobre cada tratamento.

Papéis importantes: quando uma empresa ou organização contrata o PopTalk, esse cliente é o controlador dos dados das pessoas atendidas, pois decide as finalidades e os meios do atendimento. O PopTalk atua como operador, tratando esses dados em nome do cliente e seguindo suas instruções. Em relação aos dados de cadastro e uso da própria plataforma, o PopTalk é o controlador.

1. Quem somos

O PopTalk é operado por HUBPOLITICO INTELIGENCIA E DADOS LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 63.843.000/0001-73. Para tratar de qualquer assunto relacionado a esta política ou aos seus dados, use o canal indicado na seção 9.

2. Dados que coletamos

Coletamos diferentes categorias de dados conforme a sua relação com a plataforma:

• Dados de cadastro: nome, e-mail, telefone, cargo ou função, nome da empresa ou organização e credenciais de acesso.
• Dados de uso: registros de acesso, endereço IP, dispositivo e navegador, ações realizadas na plataforma e logs técnicos necessários à segurança e ao funcionamento do serviço.
• Conteúdo de conversas do WhatsApp: mensagens, arquivos, áudios e mídias trocados entre o cliente e seus contatos, além de dados de contato da pessoa atendida (nome, número e informações que ela mesma fornecer). Esse conteúdo é tratado em nome do cliente, que é o controlador, e o PopTalk apenas o armazena e processa para viabilizar o atendimento.
• Dados de pagamento: informações necessárias à cobrança da assinatura, processadas por provedores de pagamento (não armazenamos dados completos de cartão).

3. Como usamos os dados

Utilizamos os dados para as seguintes finalidades:

• Fornecer, manter e melhorar a plataforma e suas funcionalidades de atendimento, demandas e comunicação.
• Autenticar usuários, gerir permissões por atendente e garantir a segurança das contas.
• Viabilizar o envio e o recebimento de mensagens pelos canais conectados (como o WhatsApp).
• Prestar suporte, comunicar novidades operacionais e responder solicitações.
• Processar cobranças e prevenir fraudes e usos indevidos.
• Cumprir obrigações legais e regulatórias.

O PopTalk não vende dados pessoais e não trata o conteúdo das conversas dos clientes para finalidades próprias fora do que é necessário para operar o serviço.

4. Base legal (LGPD)

Cada tratamento se apoia em uma base legal prevista na LGPD, entre elas:

• Execução de contrato: para fornecer a plataforma ao cliente e permitir o atendimento.
• Legítimo interesse: para segurança, prevenção a fraudes e melhoria do serviço, sempre com avaliação de impacto.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória: quando a lei exigir a guarda ou o fornecimento de informações.
• Consentimento: quando aplicável, por exemplo para comunicações específicas.

Para os dados das pessoas atendidas tratados no atendimento, a definição da base legal cabe ao cliente, na condição de controlador. O PopTalk apoia o cliente com recursos técnicos para esse cumprimento.

5. Compartilhamento

Compartilhamos dados apenas quando necessário para operar o serviço e sempre por meio de contrato que exige proteção adequada:

• Meta / WhatsApp: para o funcionamento dos canais de mensagem conectados à plataforma.
• Meta / plataformas de anúncios: quando o cliente ativa a exportação de contatos para audiências, os dados de contatos que deram consentimento explícito e específico para essa finalidade são compartilhados com o Meta para a criação de audiências. Esse compartilhamento ocorre por decisão e sob responsabilidade do cliente, na condição de controlador, e fica restrito aos contatos com consentimento registrado.
• Provedores de pagamento: para processar assinaturas e cobranças.
• Provedores do assistente inteligente: quando o cliente ativa o assistente inteligente, para processar o conteúdo estritamente necessário à funcionalidade contratada. Atuam nessa condição a OpenAI, L.L.C. e a Google LLC, ambas sediadas nos Estados Unidos.
• Transcrição de mensagens de voz: a plataforma pode converter uma mensagem de voz recebida em texto, para leitura pelo atendente. Essa conversão nunca é automática: ela acontece somente quando um atendente autenticado solicita a transcrição daquela mensagem específica, por ação explícita, e o registro de quem solicitou fica guardado. O áudio é enviado à OpenAI apenas nesse momento, apenas para gerar o texto, e não é usado para treinar modelos.
• Provedores de infraestrutura e nuvem: para hospedagem, armazenamento e operação segura da plataforma.

Também podemos compartilhar dados para cumprir ordem judicial ou obrigação legal. Não realizamos compartilhamento com terceiros para fins de marketing próprio desses terceiros.

5.1. Transferência internacional

Parte dos provedores acima está sediada fora do Brasil, o que caracteriza transferência internacional de dados pessoais nos termos do art. 33 da LGPD. Isso se aplica ao assistente inteligente e à transcrição de mensagens de voz, cujos provedores ficam nos Estados Unidos. A transferência ocorre apenas na medida necessária para entregar a funcionalidade que o cliente contratou e ativou, e é amparada em cláusulas contratuais que exigem nível de proteção compatível com a legislação brasileira.

Quando o cliente mantém o assistente inteligente desativado, nenhum conteúdo de conversa é enviado a esses provedores. A transcrição de voz, por depender de solicitação explícita do atendente, só envia o áudio da mensagem que foi efetivamente solicitada.

6. Segurança

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados, incluindo:

• Criptografia em trânsito (TLS) em toda a comunicação com a plataforma.
• Cópias de segurança cifradas e guardadas fora do servidor de produção.
• Controle de acesso por atendente, com permissões segmentadas por função e por setor.
• Trilha de auditoria das ações da equipe, incluindo o registro de quem abriu cada conversa. Cada registro guarda o atendente, a data e hora, a ação realizada, o resultado e o endereço IP de onde a ação partiu. O conteúdo das conversas não é exposto na trilha para a operadora da plataforma.
• Práticas de desenvolvimento seguro e revisão contínua da infraestrutura.

Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes. Em caso de incidente de segurança relevante, seguimos os procedimentos e prazos previstos na LGPD, comunicando o cliente e, quando aplicável, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

7. Direitos do titular

Nos termos da LGPD, o titular pode solicitar, entre outros direitos, a confirmação da existência de tratamento, o acesso aos seus dados, a correção de dados incompletos ou desatualizados e a exclusão dos dados tratados com base no consentimento, além da portabilidade e da informação sobre compartilhamentos.

Quando o pedido envolver dados de pessoas atendidas pelo cliente, ele deve ser direcionado ao cliente responsável (o controlador). O PopTalk, como operador, apoia o cliente para atender essas solicitações dentro dos prazos legais.

8. Retenção

Mantemos os dados apenas pelo tempo necessário às finalidades descritas nesta política ou às determinações do cliente controlador, e pelos prazos exigidos por obrigações legais e regulatórias. Encerrada a relação contratual, os dados são eliminados ou anonimizados, ressalvadas as hipóteses de guarda obrigatória previstas em lei.

A trilha de auditoria descrita no item 6 tem prazos próprios, aplicados por rotina automática de expurgo:

• Registros de sessão e de telas de leitura: 30 dias. São batimentos de presença e recarregamentos de tela, sem valor de auditoria.
• Ações da equipe: 365 dias. Enviar, atribuir, transferir, editar e alterar configuração, ou seja, o registro de quem fez o quê.
• Registros de segurança: 730 dias. Tentativas negadas, alterações de equipe, dispositivo, credencial, cobrança e exclusão de dados, que são os registros que servem de prova em caso de incidente.

9. Encarregado (DPO) e contato

O PopTalk mantém um Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO), responsável por receber solicitações, dúvidas e reclamações sobre privacidade. Para exercer seus direitos ou falar sobre esta política, escreva para:

[email protected]

Responderemos dentro dos prazos previstos na legislação aplicável. Esta política pode ser atualizada periodicamente; a data no topo indica a versão vigente.